湛江市外债备案的办理需要以下资料和注意事项：

新申请事项材料目录：

关于申请办理外债备案登记的文件。

企业借用外债真实性承诺函及签字人员身份证复印件。

附件包括：

申请主体、发行主体、担保主体（如有）的注册登记证明文件。

追溯至终实际控制人的外债主体股权架构图。

依据公司章程出具的关于本次借用外债、对本次借用外债提供担保（如有）等事项的内外部决议文件。

相应主体的公司章程。

发行人和担保人（如有）近三年及近一期的财务报告。

中长期国际商业贷款请提供经签署的贷款协议或同等效力文件。

募投项目的审批、核准或备案文件，投资合同或意向书，项目的其他支持性文件（如适用）。

企业过往外债备案登记证明文件及备案项下的额度使用情况（如有）。

信用评级报告（如有）。

变更事项申请材料目录：

关于申请办理外债备案登记变更的请示（附送纸质版，原件，一式1份）。

企业借用外债真实性承诺函及签字人员身份证复印件（承诺函模板可在文件下载专区下载）（附送纸质版，原件，一式1份）。

附件包括：

企业借用外债原备案登记证明。

贷款合同（变更为商业贷款时需提供）。

企业注册证明（变更发行主体时需提供）。

关于本次借用外债方案变更的内部决议文件（如适用）。

注意事项：

需办理备案的外债范围包括境内外商投资企业举借外债（包括债券、商业贷款和股东贷款等）以及境内自然人控制的境外企业发行外债。

接收备案申请的机构为国家发展改革委，可以通过邮寄或直接提交至政务大厅。

申请时点为发行债券前或中长期贷款类外债提款前。

申请材料应一式三份，以企业信头纸打印，并加盖公章。