根据《企业中长期外债审核登记管理办法》及《企业借用外债备案登记办事指南》，桂林市企业在进行中长期外债备案时需准备以下文件：

请示文件：关于申请办理外债备案登记的请示，需附送纸质版原件一式一份。

真实性承诺函：企业借用外债真实性承诺函及签字人员身份证复印件，承诺函模板可在国家发展改革委门户网站下载。

注册登记证明文件：申请主体、发行主体、担保主体（如有）的注册登记证明文件。

股权架构图：追溯至最终实际控制人的外债主体股权架构图。

内外部决议文件：依据公司章程出具的关于本次借用外债、对本次借用外债提供担保（如有）等事项的内外部决议文件。

公司章程：相应主体的公司章程。

财务报告：发行人、担保人（如有）最近三年及最近一期财务报告。

贷款协议或同等效力文件：中长期国际商业贷款请提供经签署的贷款协议或同等效力文件。

项目支持性文件：募投项目的审批、核准或备案文件，投资合同或意向书，项目的其它支持性文件（如适用）。

过往外债备案登记证明文件：企业过往外债备案登记证明文件及备案项下的额度使用情况（如有）。

信用评级报告：信用评级报告（如有）。

网上登记：申请人按办事指南要求，将申请材料准备齐全后，登录国家发展改革委门户网站“政务服务”频道进行网上登记，填写申请表单并上传电子材料。

纸质材料报送：网上登记完成后，申请人同步将纸质版材料报送至政务服务大厅。

形式审查：政务服务大厅收到全部申请材料后，窗口工作人员对申请材料进行形式审查，审查合格的予以接收。

受理审查：承办司局对相关材料进行复查，审查合格的予以受理。

备案决定：受理后，承办司局审理申请材料内容并作出备案决定。对于材料内容存在错漏的，承办司局将通过网上系统向申请人发出补齐补正通知。

备案结果通知：备案结果信息通过短信形式告知，中央管理企业和金融机构的备案登记证明将通过文件交换系统送至集团总部（总公司、总行等），地方企业的备案登记证明将通过文件交换系统送至省级（或计划单列市）发改委。

发行信息报送：申请人应在每期发行/提款结束后10个工作日内，登录国家发展改革委门户网站“政务服务”频道报送发行信息。

以上即为桂林市企业中长期外债备案必备文件及流程的详细介绍，企业在操作过程中应严格遵守相关规定，确保材料的真实性、准确性和完整性。