青岛企业境外投资备案涉及多个审批和备案过程，主要包括发改委、商务部门以及外汇管理局等部门。以下是详细的备案流程及资料准备：

前期准备

明确投资意向与目标：企业需明确境外投资的具体意向、目标国家/地区及项目类型。

制定详细的投资计划：包括投资金额、资金来源、预期收益等。

内部决策：召开内部会议，形成董事会决议或股东会决议，明确投资事项。

尽职调查：对目标国家/地区的投资环境、法律法规、市场状况等进行尽职调查。

风险评估：评估投资项目的可行性、风险及收益，制定相应的风险管理策略。

提交申请

准备申报材料：根据投资项目的性质和规模，准备相应的申报材料，包括企业基本信息材料（如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等）、投资项目相关材料（如项目可行性研究报告、尽职调查报告、资金来源说明、投资合同或协议等）、境外投资真实性承诺书及其他必要材料。

确定受理部门：根据投资项目的具体情况，确定向青岛市商务局或国家发展和改革委员会等相关部门提交申请。

提交申请：将准备好的申报材料提交给受理部门，可以通过线上或线下方式进行。提交后，及时与受理部门沟通确认材料是否齐全、符合要求。

审核阶段

形式审查：受理部门对提交的申请材料进行形式审查，检查材料是否完整、规范。

实质审查：对通过形式审查的申请材料进行实质审查，主要审查投资项目的合规性、投资金额的合理性、资金来源的合法性以及对国家安全的影响等方面。审查过程中，可能会要求企业补充或修改相关材料。

征求部门意见：对于涉及敏感行业或敏感地区的投资项目，受理部门可能会征求相关部门的意见。

获取备案证书

如果审核通过，受理部门将向企业发放《企业境外投资证书》或备案通知书。企业需按照备案内容开展境外投资活动，并在规定时间内完成外汇登记等后续手续。

如果审核不通过，受理部门将向企业说明不通过的原因，并提出调整或改进的建议。企业可根据建议调整投资计划或重新提交申请。

后续管理

企业需按照相关规定定期向商务部门和外汇管理部门报告境外投资项目的进展情况、经营情况等信息。

如遇重大变更或调整，需及时办理备案变更手续。

企业需遵守国内外相关法律法规和监管要求，确保境外投资项目的合规经营。

企业基本信息材料

营业执照复印件

组织机构代码证（如适用）

税务登记证（如适用）

投资项目相关材料

项目可行性研究报告

尽职调查报告

资金来源说明

投资合同或协议

境外投资真实性承诺书（需全体股东签字盖章）

其他必要材料

《境外投资备案表》（需通过相关部门指定的系统按要求填写并打印，且加盖企业印章）

相关的董事会或出资决议

新经审计的财务报表（审计报告必须盈利，盈利额大于投资额）

前期工作落实情况说明（包括尽职调查、可研报告、投资资金来源情况的说明、投资环境分析评价等）

并购类对外投资需提交境外并购事项前期报告表

境内企业资信证明（证明内容为存款证明，证明书上余额需要大于投资额）

有关部门对境外投资所涉的属于中华人民共和国限制出口的产品或技术准予出口的材料（若涉及限制出口类项目）

授权委托书（两个以上境内企业共同开展境外投资的，应当由相对大股东在征求其他投资方书面同意后办理备案；如果各方持股比例相等，应当协商后由一方办理备案或申请核准）

申请材料内容真实性确认书

不同类型的境外投资项目，审批要求可能会有所差异。

办理过程中要确保提交的材料真实、准确、完整，并及时更新备案信息。

关注相关法规政策的变化，可能会导致流程和要求出现微调。

如果涉及敏感国家和地区、敏感行业的境外投资，还需满足额外的条件和要求。