企业在申请外债备案时，需遵循的主要政策法规为《企业中长期外债审核登记管理办法》（国家发展改革委2023年第56号令）。该办法详细规定了企业借用外债的审核登记要求、流程和监管等内容，为企业外债管理提供了制度基础。

企业需依法设立并合法存续，具备健全且运行良好的组织机构。企业及其控股股东、实际控制人近三年不存在重大违法违规行为，信用记录良好，资信情况稳定，无重大不良信用记录。

基础材料：包括企业营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证（如已多证合一，则无需单独提供）、法定代表人身份证等。

财务资料：提供近一期经审计的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，以证明企业的财务状况和偿债能力。财务报表需由具备资质的审计机构出具。

外债合同：准备完整的外债合同或协议，明确借款金额、期限、利率、用途、还款方式等关键条款。若外债合同为外文合同，需提供准确的中文译本。

内部决策文件：提供董事会或股东会关于申请外债的决议文件，证明借款行为已经过内部决策程序的同意。

其他辅助材料：如项目计划书、还款计划书、真实性承诺函等，以支持企业的外债备案登记申请。

提交申请：企业需按照要求向所在地金融局或外汇管理局提交备案申请及相关材料，确保申请材料的完整性和规范性。

审核反馈：在审核过程中，企业应密切关注审核部门的反馈意见，及时补充或修改相关材料。

时间管理：企业应合理安排申请时间，确保在债券发行或贷款提款前完成备案登记手续。建议不晚于债券发行或贷款提款前45个工作日提交申请材料。

政策咨询：企业在准备材料和申请过程中，如有疑问或困难，应及时向当地金融监管局、外汇管理局等相关部门咨询并寻求帮助。

信息披露：企业应按照要求定期向相关部门报送外债资金使用情况、本息兑付情况和计划安排等信息。

合规使用：外债资金的使用需符合国家和地方关于外债管理的法规与政策，确保融资活动的合规性。

风险防控：企业需要建立健全的外债风险防控机制，加强对汇率风险、利率风险、信用风险等的评估和管理，制定有效的风险应对策略。

以上内容涵盖了郑州市外债备案发改委审批所需材料的全面信息，企业在申请过程中应严格遵守相关法规和程序，确保外债备案的顺利进行。