唐山中长期外债备案的步骤与所需文件如下：

了解政策与准备材料：

企业应首先熟悉《企业中长期外债审核登记管理办法》等国家及地方关于外债管理的相关规定，了解备案的要求、流程、所需材料等。

根据政策要求，准备相应的申请材料。

提交备案申请：

线上提交：通过国家发展和改革委员会的网上政务服务大厅或相关指定的外债备案登记申报系统提交申请。

线下提交：前往指定地点提交纸质材料。

企业可以选择线上或线下的方式提交备案申请。

无论是线上还是线下申请，企业都需要按照要求填写申请表格，包括企业基本信息、外债项目详情、资金用途等内容，并确保信息准确无误。

审核：

相关部门会对企业提交的材料进行形式审查，主要检查材料的完整性、规范性等。审查合格的予以接收；不合格的则要求企业补充或修改材料。

相关部门会对企业的外债规模、期限、用途等进行实质审查，评估是否符合国家外债管理政策和产业政策。审查过程中可能会对企业进行实地核查。

如果在审查过程中发现申请材料存在问题或需要的信息不完整，相关部门会及时反馈给企业，并要求企业在规定时间内补充或修改材料。

审核部门内部会进行讨论和审议，做出审批决定。

取得备案证明：

若企业的备案申请获得批准，相关部门将出具备案证明，如《企业借用外债备案登记证明》或《企业借用外债审核登记证明》。

审核结果信息会通过短信形式告知企业，同时备案登记证明会通过文件交换系统送至企业指定地点或通过网络系统提供电子版下载。

后续管理：

企业获得备案登记证明后，应严格按照批准的用途使用外债资金，确保资金用途合规。

企业需定期向外汇管理局或相关部门报送外债借用情况、资金使用情况、本息兑付情况等信息。

企业应加强对外债的风险管理，包括汇率风险、利率风险等，确保按时偿还债务。

企业需遵守信息披露的规定，确保透明度，接受社会和监管机构的监督。

企业在外债本息全部偿还后，应办理备案注销手续。

基础材料：

企业营业执照副本及复印件（需加盖企业公章）。

企业章程原件或加盖企业公章的复印件。

法定代表人身份证明（身份证复印件）及授权委托书（如非法定代表人亲自办理）。

外商投资企业批准证书或外国（地区）企业营业执照复印件（若适用）。

财务相关材料：

经审计的近三年及最近一期财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，用于评估企业的财务状况和偿债能力。

外汇收支情况表（如适用）。

还款来源证明，说明企业未来偿还外债的资金来源，如企业的经营收入、资产处置等方面的计划和预期收益等。

外债相关文件：

外债借款合同或意向书（包括外文合同及中文翻译件），明确借款金额、期限、利率、用途、还款方式等关键条款。

资金用途说明及相关证明材料，具体说明外债资金的使用计划和流向。

项目可行性研究报告、立项批复文件等项目相关材料（如外债用于特定项目）。

真实性承诺函，由企业主要决策人员签字确认，承诺所提交申请材料的真实性。

其他材料：

企业信用报告，由专业的信用评估机构出具，证明企业的信用状况良好。

担保文件（如适用），包括担保合同、担保人的资质证明及信用状况等相关材料。

风险评估报告（如适用），对企业外债可能面临的风险进行全面评估，并提出相应的风险防控措施。

请注意，以上步骤和文件清单可能因地区、政策等因素有所不同，企业应根据具体情况进行准备和申请。在申请过程中，企业应保持沟通渠道畅通，及时关注审核进度，并严格按照备案登记的用途使用外债资金，确保合规使用。