办理外债备案时，企业应准备一系列详细且完整的资料，以确保备案过程的顺利进行。以下是根据国家发改委及相关部门的规定，企业办理外债备案时应准备的主要资料：

申请书：包括企业基本情况、外债借用规模、资金用途、还款计划等内容。申请书中应详细阐述企业借用外债的必要性、可行性、经济性和财务可持续性。

营业执照副本：企业的营业执照复印件，需加盖公章，以证明企业的合法注册和存续。

公司章程及治理文件：如公司章程、董事会或股东会决议等，证明企业的治理结构和决策程序。

外债合同正本及复印件：完整的借款合同原件以及在合同上有公司公章的复印件用于备案记录。合同中需明确借款金额、利率、期限、用途、还款时间及适用法律等重要条款。如合同为外文，需另附合同主要条款的中文译本。

发行通函、认购协议等材料（如适用）：对外发行债券的企业，需提供发行通函、认购协议正本及协议主要条款复印件、全球债券证书等材料，同样需附中文译本（如为外文）。

经审计的财务报表：企业近年度或近一期的财务审计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，需由具备资质的会计师事务所出具。这些报表应证明企业的财务状况稳健，具备一定的偿债能力。

真实性承诺函：由企业主要决策人员签署，确保所有提供的材料和信息真实、合法、完整。

外商投资企业批准证书或备案回执（如适用）：外商投资企业应提供批准证书或《外商投资企业设立/变更备案回执》复印件。

跨境融资风险加权余额情况表（如选择宏观审慎管理模式）：企业需提供跨境融资风险加权余额情况表等相关文件。

境外个人护照复印件或台胞证复印件（如向境外个人借款）：若向境外个人借款，则需提供境外个人护照复印件；如为台湾同胞，则提供台胞证复印件。

其他支持性文件：如项目审批文件、资金用途说明、担保合同或意向书等，根据具体情况可能需要提供的其他相关文件。

确保材料真实准确：企业应确保提供的所有材料真实、准确、完整，以避免因材料不实而导致的备案失败或后续监管问题。

及时履行信息披露义务：企业应按照相关规定及时履行信息披露义务，确保投资者和监管机构能够及时了解企业的外债情况。

关注政策法规变化：由于外债备案政策可能随时调整，企业应密切关注国家发改委及相关部门的新规定和通知，以确保备案过程的合规性。

综上所述，企业在办理外债备案时，应准备详尽且符合规定的资料，并密切关注政策法规的变化，以确保备案过程的顺利进行。